17  Stratégies de sauvegarde durable

• Pourquoi ?

  • Parce qu’il existe beaucoup de manières de perdre ses données de recherche (vol, virus informatique, rançonciel, incendie, inondation, perte, corruption de fichier, mauvaise manipulation, tempête solaire, onde électromagnétique, etc.).

  • Parce que ça arrive plus souvent qu’on ne le croit.

  • Parce qu’avec quelques stratégies simples de sauvegarde (backup), on élimine 99,9% des risques.

  • Pour progresser dans votre recherche de manière assurée et avec moins de stress.

  • Pour vous prendre soin de vos données et ainsi leur donner de la valeur.

17.1 OneDrive UdeM

• Pourquoi l’installer ?

  • Pour avoir un programme qui synchronise le système de fichier sur votre ordinateur et dans l’infonuage.

  • Pour partager des documents collaboratifs.

  • Il est recommandé d’utiliser OneDrive UdeM (1 To = 1024 Go). On peut également utiliser OneDrive personnel (5 Go) en même temps sur un même ordinateur.

• Comment ? [15min.]

  • 3 façons d’accéder à OneDrive :

    • dans l’applicationOneDrive de l’ordinateur :

    • en ligne par l’interface web

    • à partir du logiciel MS Word Fichier > Ouvrir > OneDrive - Université de Montréal

  • Règles d’inactivation pour étudiant.e en fin d’études : 30 jours après un abandon ou après diplomation. Un avis d’inactivation est envoyé à @umontreal.ca. À vous de récupérer toutes les données avant la fermeture de ce service.

17.2 Grouper et sauvegarder [1h]

• Grouper tous vos dossiers/fichiers reliés à votre recherche dans un dossier maître nommé /MaRecherche.

  • Tout se trouve dans un seul endroit. Ainsi, c’est facile à déplacer, à compresser et à repérer. De plus, certains logiciels fonctionnent mieux avec une stabilité de la position des dossiers et des fichiers sur votre ordinateur. Mettez dedans :

    • Votre base Zotero.

    • Vos données de recherche (images, tableaux).

    • Vos textes du mémoire ou de votre thèse.

• Une fois par semaine, compresser le dossier maître /MaRechercheen un fichier MaRecherche2023MMJJ.zip MMJJest la date : mois et jour.avec le logiciel 7-zip et déposer ce fichier dans un dossier /archivesde OneDrive UdeM

  • Voir plus loin pour installer le logiciel 7-zip et OneDrive UdeM.

• Une fois par mois, déposer aussi ce fichier dans un 2e endroit (différent de OneDrive et différent de chez vous). C’est votre plan B si OneDrive a un problème.

  • Exemples : une clé USB laissée dans votre laboratoire, un autre infonuage, etc.

• Dans vos outils, créer une notification hebdomadaire et une notification mensuelle pour vous rappeler de faire les sauvegardes (les vendredis en après-midi, c’est bien).

17.3 Versionnage et nommage :

• «Versionnage» : chaque fois que vous modifiez un document, créez une copie renommée avec la date du jour. C’est cette copie que vous modifierez aujourd’hui.

  • Gardez les versions antérieures.

    • Mettre la date avant le nom du fichier si votre dossier contient beaucoup de versions du même fichier.

    • Mettre la date après le nom du fichier si votre dossier contient plusieurs fichiers de noms différents.

    • Optionnel : dans chaque répertoire, créez un sous-répertoire nommé Archivespour verser les anciennes versions et ne pas encombrer le dossier principal (qui du coup, ne contient que les fichiers actifs récents).

• Compressez pour emboîter plusieurs fichiers et dossiers dans un seul fichier (voir ci-dessous).

• Bien nommez vos fichiers:

  • Pas d’espace.

  • Pas d’accent.

  • Pas de caractères spéciaux sauf -_.: trait d’union, caractère souligné, point

    • Exemple d’utilisation de majuscules : MaThesePascalMartinolliChapitre4.txt

    • Exemple d’utilisation de trait de soulignement : Ma_these_Pascal_Martinolli_chapitre_4.txt

  • N’oubliez pas d’écrire l’extension du fichier (ex: .docx, .pdf) et de ne pas la masquer dans votre système d’exploitation.

  • Choisissez un nom qui traversera le temps et qui sera évocateur du contenu.

• Préférez les formats de fichiers ouverts : PDF/A, TXT, TEX, HTML, MD, XML, ODF, RTF, EPUB, SVG, CSV, PNG, etc. voir p. ). Ce sont des formats plus pérennes, plus robustes et mieux compatibles entre différents systèmes ou programmes.

• Pour aller plus loin :

  • Archivage avancé

  • Gestion des données de recherche

17.4 7-zip : logiciel d’archivage

• Pourquoi l’installer ?

  • Pour mettre des dossiers et des fichiers « dans une boîte » (un fichier d’archivage).

    • Pour archiver des versions anciennes en quelques clics et ne pas les confondre avec les fichiers actifs.

    • Pour les compresser et gagner un peu de place électronique.

  • Parce que le logiciel d’archivage par défaut dans les systèmes d’exploitation Windows est insuffisant. Par exemple, il ignore certains fichiers ou dossiers dont le nom contient des caractères rejetés.

  • Pour ouvrir un fichier d’archivage.

• Comment ?

  • Pour Windows et Linux : installer 7-zip , logiciel gratuit.

  • Pour MacOS : le logiciel par défaut du système est suffisant.